Como organizar um evento corporativo – da escolha de data ao local 

Eventos corporativos não se resumem às tradicionais confraternizações de fim de ano. Podem ser, também, workshops, congressos, palestras, conferências ou simpósios cujo principal objetivo é oferecer capacitação a colaboradores e parceiros. Trata-se de uma maneira de atualizar e aperfeiçoar conhecimentos úteis à rotina de trabalho e, assim, alcançar melhores resultados organizacionais, bem como os objetivos traçados pela empresa.

Organizar um evento corporativo é uma tarefa complexa, já que envolve diferentes demandas. O processo pode ser liderado por um(a) profissional especializado/a, como um(a) cerimonialista, ou por alguém da própria empresa. Antes de mais nada, é fundamental planejar em detalhes, o que ajuda a prevenir problemas e eleva a satisfação dos participantes.

Por que organizar um evento corporativo

Investir em capacitação profissional costuma trazer vantagem competitiva à empresa. Nesse sentido, eventos corporativos agregam resiliência às equipes ao preparar os colaboradores para novas demandas e desafios.

Ainda que no Brasil o cenário atual seja de desemprego em alta, nem sempre é fácil encontrar mão de obra qualificada. Diante disso, a formação de profissionais é apontada como tendência em 2022. Além de levar novos conhecimentos aos recém-contratados, eventos corporativos podem ajudar a reter talentos, já que os colaboradores se sentem valorizados.

Confira como organizar um evento empresarial para capacitação – da escolha da melhor data ao cardápio.

Definição da data do evento corporativo

Qualquer evento promovido por uma empresa busca a maior adesão possível entre os colaboradores. Por isso, a lógica manda promovê-lo em uma data em que a maioria deles possa comparecer – inclusive buscando alinhar com a agenda de eventuais palestrantes, claro.

Para verificar a disponibilidade de todos, uma dica é utilizar um questionário virtual, como Google Forms ou Survey Monkey. Já a confirmação de presença e controle do número de convidados pode ser feito por meio do Sympla, por exemplo.

Uma alternativa é realizar a capacitação em horário comercial, dispensando as equipes durante uma parte de suas jornadas de trabalho. Caso a rotina não permita, a opção é definir uma noite ou o fim de semana para que o evento ocorra sem afetar os planos dos participantes. De modo geral, é importante fugir de períodos de grande demanda – como datas comemorativas e feriados.

Escolha do local

O espaço escolhido deve comportar confortavelmente a quantidade de participantes. É preciso encaixar a locação no orçamento disponível, o que inclui contar com recursos como equipamentos de iluminação e sonorização. Outro ponto favorável é dispor de estacionamento, facilitando o acesso de todos.

O Salão da Figueira, na sede da ASTTI, tem capacidade para até 400 pessoas no formato auditório ou coquetel. Também conta com climatização, isolamento acústico, copa e cozinha, além de recursos como mesa e caixas de som, telão, projetor e até mesmo um gerador – o que evita transtornos em caso de falta de energia elétrica. Os serviços de segurança devem ser contratados à parte, e podem ser indicados pela ASTTI.

Definição da decoração

Um evento empresarial pede um visual mais simples e elegante, que não cause distração em meio a debates, palestras ou oficinas. Não à toa, é comum a opção por tons mais sóbrios na decoração. A equipe ou profissional contratado ainda deve considerar os recursos disponíveis no espaço – a iluminação, aqui, pode ser mais forte e direcionada ao palco.

Escolha do cardápio

Seja um café da manhã, almoço ou mesmo um coffee break, o momento da refeição é esperado por todos. Em um evento corporativo, que demanda concentração e esforço mental, a pausa ajuda a recarregar as energias e conversar com colegas, além de fazer networking.

Diferentemente de uma festa de fim de ano, em que o objetivo é apenas se divertir com os colegas de trabalho, o evento de capacitação profissional não precisa contar com um almoço ou jantar. Mas o coffee break é indispensável. Nesses casos, os organizadores podem contratar um serviço de catering. Já as bebidas, em muitos casos, ficam por conta do economato do local – como acontece no Salão da Figueira.

Organizar um evento para uma empresa envolve diferentes etapas. Muitas vezes, é uma missão trabalhosa, mas que costuma valer a pena. Especialmente se você já tem um local perfeito para realizá-lo em Porto Alegre: o Salão da Figueira, da ASTTI. Reserve o nosso espaço entrando em contato pelo telefone (51) 3383-6400 ou e-mail atendimento@astti.com.br.